大创报账指南(2017)

前言

updated at [2018.11.21],加入差旅费报账指南,戳我跳转,感谢113151班陈令仪同学。
如果文中内容有误,请大家积极指正,谢谢!

em,这几天搞报账真的很麻烦。纵观群文件也没有找到详细一点的报账指南。
自己这次也做的差不多了,所以给大家写个指导,有问题可以指出我来进行修改。

声明:
本文创作时间为2017-10-13 powered by Xuan–>链接
一切事项以学校规定为准,以老师说明为准,此文章仅供大家参考!


登记授权

首先当然是需要拿到发票,在买东西的时候发票要求也可以参照一下学校财务处报销注意事项

  • 发票抬头需要写:中国地质大学(武汉)
  • 税号:121 000 004 416 267 70L (短时间内不会变,上次是2011年的,不要用老税号)
  • 最好不要单张超过1000
  • 时间在6个月以内

然后带着发票去找王莹老师

  • 地点:东区行政楼305(没去过的百度地图找下就有了)
  • 时间:每周二周四,下午2:00-5:00(按照下午上课的时间表为2点,或者是2.30)
  • 记住自己的项目编号(放在手机上就好了)

然后老师会让你找单子进行填写,这儿一般有两个单子需要填写,一个是白色的也就是找自己项目编号的单子,另一个小本子填写日期之类的方便老师授权。


网上报账

在填写完单子之后晚上5点,王莹老师会在网上给大家授权,授权的有效期是3天,如果超过时间需要重新授权。(其实报账3天完成绰绰有余了)

打开财务处官网之后选择网上报账,之后进行登录,选择网上报账。
财务官网

登录之后就点击日常报销->新业务填报然后进去按照进行填写。
开始报账

然后填写完成之后选择网银对私(校内),也就是自己的银行卡。


打印&贴发票&签字

打印

然后会出现一个界面进行打印,打开那个网页之后选择浏览器的打印,然后另存为pdf格式。
(如果实在小白,看下chrome的教程,其他的浏览器也都是大同小异)
保存成pdf就可以拿去打印店打印了。

贴发票

打印的时候拿一张白纸,然后把发票按照并排鱼鳞状贴好。
(不知道的可以直接看学校财务处报销注意事项吧)

签字

把上面的打印好了之后应该如下图,然后去签字,签字的时候记得带上发票,顺便去财务处报销。

打印报销单

  1. 签自己的名字(经办人)
  2. 去找自己的项目指导老师签字(证明人)
  3. 去东区行政楼305找王莹老师签字(证明人)
  4. 去东区行政楼307找庞岚老师签字(项目主管)
  5. 去东区行政楼309找老师盖章(不盖章会被财务处的人拒收然后去盖章)

注:建议在发票反面都签上项目指导老师的名字,一般情况是去305给王莹老师统一签字,等一段时间之后去拿(会在群里通知)


财务处报账

签了这么多字,终于快差不多了吧。下一步就是去财务处了,财务处的地址在东区行政楼,然后进门一楼往左走到顶能看到报账大厅四个字,然后门口一条长长的队,排队然后把发票交给工作人员处理之后领一张单子回来,报账流程就基本结束了。
在网上进行查询。同样是打开财务网站,然后在已提交服务中选择日常报账,看到一个已接单状态就说明完成了。
状态查询


收到回复

一般在一周内会收到回复,这次拿到报账单的时间是10.13,在10.18这天收到了来自财务处的短信,里面写的报账金额已处理完,然后1天内就到账了。


差旅费报销

差旅费和正常的报销流程没有太多差别,在日常报销的时候选择差旅费报销即可。
差旅费需要往返车票和中途住旅店的发票,必须有而且时间要在行程内对接上,否则无法报账。
这里补充一种不推荐做法,材料证明需要详细点,比如会议证明以及那面的情况说明,加上导师的签字证明,这样可以去学院申请住宿证明,给财务处说了一下情况,让去学院盖章开证明。但是还是强烈不推荐这种做法


后记&说明

这里给大家介绍了基本的日常报销的基本流程,对于其他的比较特殊的情况请到大创的交流群进行询问,请直接向王莹老师寻求帮助。

能够得到如此良好的条件支持我们对于科研竞赛等方面的研究,希望大家能够好好利用国家和学校的支持,提高自己,在科研方面做出自己的贡献,在竞赛等活动上斩获各大奖项为校争光!

最后请大家体谅一下给我们进行报销指导的老师们,他们每天需要处理那么多事情,还要回答同学们的问题,真的很不容易,这也是这篇文章编写的初衷。

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————-下面是差旅费报账攻略—————–

大创报账攻略之差旅篇

15-信工-陈令仪
米娜桑~话说在2017年我自己报销差旅的时候,由于没有人指点,也不是特别明确必要的程序和要求,所以走了很多很多弯路,不光被迫到处签字开证明,还被不止一位老师diss过(哭哭)……所以说到底还是自己的问题,现在回想起来,把其中的问题排除掉的话,整个报销过程就会轻松很多,也不会出现那么多麻烦,说到底我还是太年轻了哇~
写这篇差旅如何报销的攻略,目的其实有三:其一是为了减轻老师的负担,因为各部门的老师们都很辛苦,各司其职,王莹老师负责的是给项目报账的授权,以及在财务处网站申报成功后打印出来的单据上的签字。诸如怎样进行中期考核之类的事还是需要我们自己了解(一般来说,与项目内容相关的问题,各学院的教务科应该会出通知的);其二是感谢计算机学院2015级的姜瑞同学,他写的一般发票报销攻略步骤十分清楚,在报账的时候确实让人省去了不少麻烦;其三,就是我自己的经历实在是不吐不快啦,一定要写出来,一方面出出心里的恶气(?),另一方面也是希望成为大家必要时的一点点参考,少走弯路,不要像我一样跑来跑去又挨骂- -||

注意事项

因为差旅费一般来说不低,所以在审查的时候自然会更加严格,大家务必要多加注意,如果其中一环出错,整趟差旅就不能报销。
差旅只能报销本团队成员赴指定研究区的车票和住宿费,团队外成员的开销、非研究区的差旅不能在此报销。必要时也可以报销会议费和培训费等,会议费和培训费必须开具相应发票,且出具明细。
其他开销一概不在报销差旅的范围内,但可以申请补助,用于补贴差旅中的当地公共交通费、餐费等。补助标准以财务处的规定为准。
首先特别注意差旅的时间和地点,这两样一定是不能错的。
对于“时间”,大前提是所有票据必须都在后推三个月的期限以内。只要有一张超期了,那么非常遗憾,这整趟差旅都不能进行报销。
确认时间都在时限以内之后,就是确认所有票据的时间点的对接,包括车票和住宿发票的相应时间点。对接不成功时,整趟行程无法报销。
对于“地点”,要注意行程必须是一个“闭合环路”,需要往返和中转环环相扣、一个不少。不能只有去程或回程,也不在能中间缺少任何一个中转地点。缺少时,整趟行程无法报销。

差旅开票举例

下面以我的团队于2017年暑假赴天津、河北保定进行实地数据测量为例来详细解释以上要求。本次考察的过程,个人认为比较具有代表性,因为时间比较长,属于混合团队成员,中间也经历了长时间中转,住宿都换了两家,临时也有部分成员没有买到一同出发的车票等等情况。过程比较复杂,涵盖了可能遇到的大多数问题。
我的团队于7月2日搭乘火车从汉口站出发赴天津。团队中一共6人,其中项目组成员三人。因此,车票报销时,只能出具项目组三人的车票。
7月3日到达天津站,全队在天津2天半。
7月3-4日入住天津的郊区民宿(我没有钱)。
全队于7月5日下午买到了天津到白沟的动车(也只有动车,大家还是要尽量节俭噢~),到了白沟以后,十几公里路靠当地的三轮开进目的地——雄安新区。这时候就别为难人家开发票了,当地交通算在补助里了。
5-6日晚住在雄县的宾馆。测量数据的时候我们也是包了辆车,同样,车费算在补助里。
7日离开雄安新区回到天津。眼看着五只小伙伴都抢到了回去的动车票,开心地拎着旅行箱登上回天津的子弹头列车,我只能流着泪搭公交去雄县汽车站自己给自己买了张票,凄凉地一个人躺在汽车最后一排睡着,然后颠簸了三小时也回到了天津(呵,队友!)。当天下午我们就从天津搭火车回武汉啦。

常见问题处理

以上就是我们的考察行程。至于有什么问题不知道大家看出来了没有。揭晓答案吧。

  • 第一个问题,也是这次报销中最大而无可挽回的败笔,就是在天津当地订的民宿。民宿是在爱彼迎上订的,而爱彼迎的运作是房费+服务费的形式,即房费直接付给房东,服务费交给网站维持网站运营。也就是说,如果要开具发票,在爱彼迎官网只能开具服务费发票,而服务费的发票只有服务费本身,没有包含任何关于订房的明细。换句话说,服务费发票是不能说明任何问题的。至于房费发票,大概只能向房主索要,而你是否能遇见房主都要靠运气(反正我们是从头到尾都没见着),更别提有资质开具发票主动纳税的优质良民好房主了。所以,个人在此建议,如果是为了报销差旅的话,最好还是老老实实订宾馆吧。虽然一队的伙结们住民宿,那种像住在家里的虚服你们想像不到,但是因此把差旅的全程都搭进去,也太委屈了不是?
  • 第二个问题,虽然在雄安新区我们确实住的宾馆,但是在离开的时候因为前台的问题没有开到发票。急着赶车回天津,我们也没法再追究。事后我找到宾馆的联系电话请求他们补开,前台小姐姐人很好,给开了发票寄了到付。但是!由于发票是后来补的,开票日期就会和入住时间不一致,从而发生时间对接错误。这个问题有两种解决方法:一是,在补开时要求前台仍然按照当时入住的时间进行开票,确保时间可以对接上;二是,如果已经错误了怎么办?已经到了财务处审核的阶段,被财务处老师指出这个问题的时候,他们会要求你写说明且附自己的签名和导师签名(相当于项目方面证明),教务处的庞岚老师签字证明并盖教务处章(教务处证实)。但庞老师也并没法会清楚事情的真相不会贸然签字,所以她会要求学院证明。学院如何证明属实呢?一般由管教学的院长或副院长签字证明并盖学院章。如此全部步骤完成,财务处才能勉强认定属实。因此,手续是非常麻烦的,我们也没这么大面子让这么多老师给我们的小麻烦签字担保,所以最好还是老老实实按时间开票吧。
  • 第三个问题,也就是闭合环路问题。如上,我的五个小伙伴们的路线没有任何问题,他们的路线武汉——天津——白沟——天津——武汉,完美。而我没有买到动车票,只能到雄县汽车站坐汽车,于是我的路线成了武汉——天津——白沟——雄县——天津——武汉。于是在白沟和雄县出现了断裂,此处也受到了财务处老师的质疑,我也只能实话实说,说明白沟火车站和雄县汽车站其实距离很近balabala,给她在地图上都指出来了……嗯,只能说,人品好的话还是尽量买一起走的票吧,车次和时间都对得上,最不费口舌解释了。
    真正在系统里填报的时候,车票全部分开填写。有几张票写几张,车次时间地点人物票价细节全部写得清清楚楚,最好把一个人一个人的环路写在一起,很方便核对。
    切记要勾选“申请补助”一项,不然你就得自费在外的其他花销啦。其他方面还好,但是要在一块区域进行数据测量,不包车可以把腿走断,所以自费的话就是肉疼也没办法呀。
    贴发票的时候,住宿发票仍然是和普通发票一样开学校的抬头,写上社会统一标识代码,和普通发票一样鱼鳞状贴起来(实在不会的话,知乎一下,或者让财务处老师不太耐烦地教你一下……)。车票需要一张一张无重叠贴起来,个人建议也最好是一个人一个人的环路贴半张纸再半张纸,方便核对。

最后,原谅我一气之下扔掉了全部发票,没法给大家上图展示啦。报销差旅确实是一件繁琐的事,中间的许多地雷,我也不希望大家重蹈覆辙。看着手中的发票却因为个别问题全部没用了,这种感觉实在戳心。希望我说得比较清楚了,能给大家带来一点点方便(经历了上次的锤炼,现在的我报账已经不能再熟)。有的问题欢迎大家再补充和斧正,如果有报好差旅的同学有图也可以私聊我哈,图文做例子就更好啦。

致谢

感谢耐心看到我絮叨到这里的你,感谢各位老师和同学给予的无私帮助。一家拙笔不足为外人道也,本文提供的内容仅仅是本人的一点亲身经历的分享,不针对任何组织或个人,不强行传播一定倾向的思想。希望大家看了以后觉得有帮助,不要随意外传,如需保留请联系本人,QQ:769965659。最后,祝报销差旅的过程顺顺利利哦~

————-差旅费报销指南到此结束——————-
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